Kādēļ Siguldas novada pašvaldība apstrādā Jūsu personas datus?
Lai izpildītu pašvaldības funkcijas un sniegtu vai saņemtu pakalpojumus, Siguldas novada pašvaldībai (un tās iestādēm) ir nepieciešams apstrādāt (iegūt, reģistrēt, glabāt u.tml.) noteikta veida informāciju, tai skaitā fizisku personu datus, informāciju par tās klientiem, sadarbības partneriem, pakalpojumu sniedzējiem u.c.
Saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (ES) 2016/679 (2016. gada 27. aprīlis) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (turpmāk – VDAR) – personas dati ir jebkura informācija, kas attiecas uz identificētu vai identificējamu fizisku personu. Personas dati ir, piemēram, Jūsu vārds, uzvārds, dzīvesvietas adrese vai kāda cita informācija par Jums, kas nepieciešama, lai Siguldas novada pašvaldībai būtu tiesisks pamats sniegt attiecīgo pašvaldības pakalpojumu.
Personas datu apstrādes pārzinis ir Siguldas novada pašvaldība konkrētas pašvaldības struktūrvienības vai iestādes personā, kas nosaka personas datu apstrādes nolūkus un līdzekļus.
Sigulda novada pašvaldības adrese: Pils iela 16, Sigulda, Siguldas novads, LV-2150, elektroniskā pasta adrese: pasts@sigulda.lv.
Personas datu apstrādes principi
Siguldas novada pašvaldība, apstrādājot personas datus, ievēro šādus personas datu apstrādes principus:
- apstrādā personas datus likumīgi, godprātīgi un datu subjektam pārredzamā veidā;
- apstrādā personas datus adekvāti, atbilstīgi un tikai tos, kas nepieciešami apstrādes nolūku sasniegšanai;
- apstrādā personas datus tādā veidā, lai tiktu nodrošināta atbilstoša personas datu drošība, tostarp aizsardzība pret neatļautu vai nelikumīgu apstrādi un pret nejaušu nozaudēšanu, iznīcināšanu vai sabojāšanu, izmantojot atbilstošus tehniskos vai organizatoriskos pasākumus;
- personas datus glabā ne ilgāk kā nepieciešams nolūkiem, kuriem attiecīgos personas datus apstrādā;
- Jūs informēs, kāpēc tai ir nepieciešami Jūsu personas dati, un ko pašvaldība darīs ar Jūsu personas datiem;
- apstrādā tikai precīzus personas datus, un, ja tas būs nepieciešams, tos atjauninās;
- vāc personas datus tikai konkrētos, skaidros un leģitīmos nolūkos, un to turpmāku apstrādi neveiks ar minētajiem nolūkiem nesavietojamā veidā, izņemot, ja tas būs nepieciešams, lai izpildītu tiesību aktos noteiktās funkcijas un pienākumus.
Personas datu apstrādes nolūki
Personas datu apstrāde ir nepieciešama, lai Siguldas novada pašvaldība varētu izpildīt likumā “Par pašvaldībām” un citos normatīvajos aktos noteiktās funkcijas un brīvprātīgās iniciatīvas iedzīvotāju interesēs, kā arī sniegt pakalpojumus. Daži no pamatnolūkiem:
- datu apstrāde deklarētās dzīvesvietas reģistrēšanai/anulēšanai, izziņu izsniegšanai;
- datu apstrāde nekustamā īpašuma nodokļa administrēšanai;
- datu apstrāde būvniecības iesniegumu izskatīšanai;
- datu apstrāde civilstāvokļa aktu reģistrēšanai, aktualizācijai un atjaunošanai;
- datu apstrāde pirmsskolas izglītības iestāžu rindas organizēšanai;
- datu apstrāde sociālo pakalpojumu, sociālās vai materiālās palīdzības sniegšanai;
- datu apstrāde nepilngadīgo un ierobežotas rīcībspējas personu tiesību un interešu nodrošināšanai;
- datu apstrāde grāmatvedības uzskaitei.
Papildu informācija par datu apstrādes nolūkiem aplūkojama 2018. gada 24. maija iekšējos noteikumos Nr.13 “Par Siguldas novada pašvaldības personu datu apstrādes privātuma politiku”
Personas datu kategorijas
Siguldas novada pašvaldība apstrādā personas datus un īpašu kategoriju personas datus.
Personas dati ir informācija, kas attiecas uz identificētu vai identificējamu fizisku personu, piemēram, Jūsu vārds, uzvārds, personas kods, dzimšanas datums, kontaktinformācija (lai nodrošinātu efektīvu komunikāciju), – nepieciešamā informācija, lai persona varētu saņemt pakalpojumus, ko sniedz pašvaldība u.c.
Īpašu kategoriju personas dati ir informācija, kas atklāj rases vai etnisko piederību, politiskos uzskatus, reliģisko vai filozofisko pārliecību vai dalību arodbiedrībās, ģenētiskos datus, biometriskos datus, veselības datus vai datus par fiziskas personas dzimumdzīvi vai seksuālo orientāciju, lai veiktu fiziskas personas unikālu identifikāciju.
Visbiežāk apstrādātās personas datu kategorijas ir:
- identifikācijas dati – piemēram, vārds, uzvārds, personas kods/dzimšanas datums;
- kontaktinformācija – korespondences adrese, telefona numurs, e-pasta adrese;
- dzīvesvietas adrese (piemēram, deklarējot dzīvesvietu, u.c.);
- bankas dati (piemēram, sociālo atvieglojumu saņemšanai);
- ziņas par invaliditāti, apgādājamajiem (piemēram, nodokļu atvieglojumu piemērošanai u.tml.);
- ģimenes stāvokļa dati, ziņas par pilsonību, nacionālo piederību, dzimumu (piemēram, laulības, bērna piedzimšanas reģistrācijai u.tml.);
- ziņas par ienākumiem, tai skaitā bankas kontu izdrukas, ģimenes sastāvs, nodarbošanās, piederošie īpašumi, informācija par izglītību, veselības stāvokli (piemēram, sociālās palīdzības saņemšanas tiesību izvērtēšanai);
- dati, kurus persona pati paziņo pašvaldībai (piemēram, veicot saraksti ar pašvaldību, paužot savu viedokli publiskajos forumos u.tml.).
Personas datu apstrādes tiesiskais pamats
Personas datu apstrāde ir nepieciešama, lai Siguldas novada pašvaldība varētu izpildīt likumā “Par pašvaldībām” un citos normatīvajos aktos noteiktās funkcijas un brīvprātīgās iniciatīvas iedzīvotāju interesēs, kā arī sniegt pakalpojumus. Pašvaldības funkcijas ir, piemēram, gādāt par iedzīvotāju izglītību, sniegt sociālo palīdzību u.c. Atsevišķos gadījumos pašvaldība uzglabā Jūsu personas datus arhīvā, lai saglabātu pierādījumus, vēsturiskiem mērķiem vai tos izmantotu pētniecības vai statistiskiem mērķiem.
Personas datus dažkārt ir nepieciešams apstrādāt, lai aizsargātu fiziskas personas pret tām radītajiem kaitējumiem, nodrošinātu sabiedrisko kārtību, novērstu vai izmeklētu pārkāpumus, nodrošinātu atbilstību tiesību aktiem un sniegtu informāciju saskaņā ar personu tiesībām.
Pašvaldība apstrādā Jūsu personas datus tikai tad, kad tai ir tiesiskais pamats to darīt. Galvenie tiesiskie pamati personas datu apstrādes nepieciešamībai:
- lai izpildītu uz pašvaldību attiecināmu juridisku pienākumu;
- lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs, vai īstenojot pārzinim likumīgi piešķirtās oficiālās pilnvaras.
Papildu tiesiskie pamati var būt šādi:
- apstrāde ir vajadzīga līguma izpildei vai pasākumu veikšanai pēc Jūsu pieprasījuma pirms līguma noslēgšanas;
- Jūs esat devis piekrišanu savu personas datu apstrādei vienam vai vairākiem konkrētiem nolūkiem;
- apstrāde ir vajadzīga, lai aizsargātu Jūsu vai citas fiziskas personas vitālas intereses, t.i., dzīvību un veselību.
Ja pašvaldībai būs nepieciešama Jūsu piekrišana apstrādāt Jūsu personas datus, pašvaldība aicinās Jums dot atļauju.
Pašvaldībā sniegto datu piekrišanu Jūs varat atsaukt jebkurā brīdi, vēršoties Siguldas novada pašvaldībā vai kontaktējoties ar pašvaldības attiecīgo iestādi vai struktūrvienību, kurai iepriekš Jūs būsiet sniedzis savu piekrišanu. Piekrišanas atsaukšana nevar ietekmēt jau iepriekš veiktās datu apstrādes darbības, kuras iepriekš veiktas pamatojoties uz sniegto piekrišanu.
Sīkdatņu izmantošana
Tīmekļa vietnes www.sigulda.lv satura kvalitātes uzlabošanai, ērtākai lietošanai un pielāgošanai lietotāju vajadzībām Siguldas novada pašvaldība izmanto sīkdatnes, par ko persona tiek brīdināta, pirmo reizi apmeklējot pašvaldības tīmekļa vietni.
Sīkdatnes ir nelielas teksta formāta datnes, kuras tiek nosūtītas no pašvaldības tīmekļa vietnes uz personas ierīci (dators, viedtālrunis, u.c.) tīmekļa vietnes www.sigulda.lv apmeklēšanas un caurskatīšanas laikā. Katrā turpmākajā apmeklējuma reizē sīkdatnes tiek nosūtītas atpakaļ uz izcelsmes tīmekļa vietni vai uz citu tīmekļa vietni, kas atpazīst sīkdatnes. Sīkdatnes darbojas kā konkrētas tīmekļa vietnes atmiņa, nākamajās apmeklējuma reizēs ļaujot atcerēties Jūsu datoru (vai viedtālruni, u.c.), tai skaitā sīkdatnes var atcerēties Jūsu iestādījumus vai uzlabot lietotāja ērtības.
Ar sīkdatņu palīdzību tīmekļa vietne iegūst spēju saglabāt lietotāja individuālos iestatījumus, piemēram, atpazīt un atbilstoši reaģēt. Sīkdatnes tiek izmantotas arī, lai uzlabotu vietnes saturu un funkcionalitāti, analizējot lietotāju paradumus. Papildu informācija par sīkdatnēm aplūkojama šeit.
Lietojot Siguldas novada pašvaldības tīmekļa vietni, Jūs piekrītat sīkdatņu izmantošanai un apstiprināt, ka iepazināties ar tīmekļa vietnes sīkdatņu lietošanu un skaidrojumiem, kā arī piekrītat to izmantošanas nolūkiem. Plašāka informācija par sīkdatņu izmantošanu šeit.
Fotografēšana un filmēšana publiskos pasākumos
Siguldas novada teritorijā notiek dažādi publiski pasākumi, kuru laikā tiek veikta arī fotografēšana un filmēšana, lai informētu sabiedrību par novadā notiekošajām aktivitātēm, kā arī reprezentētu iedzīvotājiem pašvaldības budžeta līdzekļu izlietojumu, ja attiecīgais publiskais pasākums ir ticis apmaksāts par pašvaldības līdzekļiem. Informācija par jau notikušiem un plānotajiem pasākumiem aplūkojama pašvaldības informācijas kanālos – tīmekļa vietnē www.sigulda.lv, sociālo tīklu kontos un informatīvajā bezmaksas izdevumā “Siguldas Novada Ziņas”. Informācija par iespējamu fotografēšanu un filmēšanu pasākumu laikā tiek ievietota tīmekļa vietnē www.sigulda.lv, uz pasākuma afišas, vai paziņojuma veidā pasākuma vietā. Atrodoties pasākuma teritorijā, Jūs aplieciniet, ka esat informēts un Jums nav iebildumu, ka tiekat iekļauts audio/ vizuāla materiāla izveidē par pasākuma norisi.
Informācijai: Siguldas novada pašvaldība fotoapstrādi un filmēšanu veic augstā profesionālā un mākslinieciskā līmenī, lai veiktie fotoattēli un videomateriāli būtu estētiski un nepārkāptu pasākumu apmeklētāju tiesības uz privātumu. Tomēr gadījumā, ja Jūs nevēlaties attiecīga pasākuma laikā tikt fotografēts vai filmēts, aicinām to norādīt pašvaldības pilnvarotajām personām, kas veic fotografēšanu vai filmēšanu.
Videonovērošana
Lai nodrošinātu un veicinātu Siguldas novada kopējo drošību: mazinātu sabiedriskās kārtības un drošības apdraudējuma riskus, noziedzīgu nodarījumu novēršanu un atklāšanu saistībā ar īpašuma aizsardzību un personu vitāli svarīgu interešu, tai skaitā dzīvības un veselības aizsardzību, Siguldas novada teritorijā tiek veikta videonovērošana.
Pirms teritorijām vai pie pašvaldības ēku ieejām, kurās tiek veikta videonovērošana, uzstādītas brīdinājuma zīmes. Tāpat informācija par teritorijām un telpām, kurās pašvaldība veic videonovērošanu tiek izvietota pašvaldības tīmekļa vietnē www.sigulda.lv. Vairāk par pašvaldības veikto videonovērošanu iespējams uzzināt šeit.
Informācijas apmaiņa
Jūsu dati, kas iesniegt pašvaldībai, var tikt nodoti pašvaldības struktūrvienībām un tās iestādēm, ciktāl tas ir atbilstoši, proporcionāli un samērīgi, cik nepieciešams, lai Siguldas novada pašvaldība izpildītu savas funkcijas un sniegtu pakalpojumus.
Piemēram, Siguldas novada pašvaldība var nodot Jūsu personas datus:
- Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldei;
- Valsts ieņēmumu dienestam;
- Zemesgrāmatai;
- sociālo pakalpojumu sniedzējiem;
- Valsts zemes dienestam.
Sniedzot pakalpojumus, pašvaldība informēs Jūs par Jūsu personas datu saņēmējiem vai organizācijām, kas būs iesaistītas pakalpojuma sniegšanā pašvaldības vārdā vai informācijas apmaiņā ar pašvaldību.
Pašvaldība nodos Jūsu personas datus tikai tādām organizācijām, piegādātājiem vai pakalpojumu sniedzējiem, kas sniedz pietiekamas garantijas, ka tiks īstenoti atbilstoši tehniskie un organizatoriskie pasākumi: ka apstrādē tiks ievērotas tiesību aktos personas datu aizsardzības jomā esošās prasības un tiks nodrošināta Jūsu tiesību aizsardzība, kā arī spēja izpildīt pienākumus, kuri ir noteikti tiesību aktos personas datu aizsardzības jomā. Šīs garantijas un noteikumi ir atrunāti līgumos ar organizācijām un trešajām personām.
Personas datu nodošana uz trešajām valstīm, kas nav Eiropas Savienības vai Eiropas Ekonomiskās zonas dalībvalsts
Jūsu dati var tikt nodoti ārpus Eiropas Savienības un Eiropas Ekonomiskās zonas tikai un vienīgi, ja pašvaldībai ir tiesisks pamats to darīt, kā arī rūpīgi izvērtējot šo pamatojumu. Pašvaldība nodos informāciju tikai gadījumā, ja saņēmēja puse spēs nodrošināt atbilstošu Jūsu datu aizsardzības līmeni un atbilstību datu apstrādes prasībām. Pirms tam pašvaldība veiks visus nepieciešamos pasākumus, lai informētu Jūs par šādu informācijas nosūtīšanas nepieciešamību.
Personas datu apstrādes termiņi
Siguldas novada pašvaldība saskaņā ar to lietu nomenklatūru glabā personas datus ne ilgāk, kā tas nepieciešams attiecīgā personas datu apstrādes mērķa sasniegšanai. Pēc attiecīgā datu apstrādes mērķa sasniegšanas personas dati tiks dzēsti.
Siguldas novada pašvaldība uzglabās Jūsu datus tikai tik ilgi, cik tas būs nepieciešams, lai izpildītu savas funkcijas, piemēram, tik ilgi, cik ilgi Jūs izmantojat pašvaldības pakalpojumus vai arī, kamēr Jūs neatsaucat savu piekrišanu, ja personas dati tika apstrādāti, pamatojoties uz to. Atsevišķos gadījumos uzglabāšanas ilgumu nosaka tiesību akti. Laika periodu, cik ilgi tiek uzglabāti personas dati nosaka datu apstrādes nolūks, kādam šie dati tika ievākti.
Datu subjekta tiesības
Jums ir tiesības:
- iegūt informāciju par tiem datiem, kas par Jums ir iegūti, sniedzot pašvaldības pakalpojumus un realizējot normatīvajos aktos noteiktās funkcijas;
- iegūt informāciju par tām fiziskajām vai juridiskajām personām, kurām ir nodoti personas dati par Jums. Datu subjektam sniedzamajā informācijā aizliegts iekļaut valsts institūcijas, kuras ir kriminālprocesa virzītāji, operatīvās darbības subjekti vai citas institūcijas, par kurām likums aizliedz šādas ziņas izpaust;
- pieprasīt datu labošanu, dzēšanu vai apstrādes ierobežošanu; tiesības iebilst pret apstrādi, kā arī tiesības uz datu pārnesamību;
- jebkurā laikā atsaukt piekrišanu datu apstrādei, kurai tiesiskais pamats ir Jūsu piekrišana, neskarot tādas apstrādes likumību, kas veikta pirms datu subjekta piekrišanas atsaukšanas.
Personas datu apstrādes drošība
Siguldas novada pašvaldība nodrošina un pastāvīgi uzlabo aizsardzības pasākumus, lai nodrošinātu personas datu integritāti, pieejamību un konfidencialitāti – aizsargātu Jūsu datus no nesankcionētas piekļuves, nejaušanas nozaudēšanas, datu noplūdes, izpaušanas vai iznīcināšanas.
Pašvaldība kā datu apstrādes pārzinis ir ieviesusi attiecīgus tehniskus un organizatoriskus pasākumus, kas ir piemēroti datu aizsardzības vajadzībām, piemēram, tiek izmantotas antivīrusa programmas, pielietota tikai sertificēta programmatūra, tiek sekots līdzi un instalēti programmatūras atjauninājumi, tiek veikta visu personas datu apstrādē iesaistīto darbinieku apmācība un zināšanu pārbaude personas datu aizsardzības jautājumos.
Pašvaldība nodos Jūsu personas datus tika tādām organizācijām, piegādātājiem vai pakalpojumu sniedzējiem (piemēram, nododot datus glabāšanā serveru uzturētājiem), kas sniedz pietiekamas garantijas, ka tiks īstenoti atbilstoši tehniskie un organizatoriskie pasākumi: apstrādē tiks ievērotas tiesību aktos personas datu aizsardzības jomā esošās prasības un tiks nodrošināta Jūsu tiesību aizsardzība, kā arī spēja izpildīt pienākumus, kuri ir noteikti tiesību aktos personas datu aizsardzības jomā. Šīs garantijas un noteikumi ir atrunāti līgumos ar organizācijām un trešajām personām.
Pašvaldības darbinieki, kuri apstrādā personas datus, nodrošina šādas informācijas konfidencialitātes ievērošanu. Darbinieka pienākums ievērot konfidencialitātes pienākumu attiecībā pret fiziskās personas datiem ir spēkā nenoteiktu laika periodu, tai skaitā pēc darba tiesisko attiecību izbeigšanas.
Jautājumi un sūdzības par personas datu apstrādi
Jautājumu vai sūdzības iesniegšanas gadījumā par Siguldas novada pašvaldības personas datu apstrādi aicinām sazināties ar Siguldas novada pašvaldību, lūdzot izskatīt attiecīgo gadījumu un iesniedzot to rakstveidā Siguldas novada pašvaldībā, Pils ielā 16, Siguldā, Siguldas novadā, LV-2150, vai nosūtīt to Datu un informācijas drošības vadītājam Aldim Vecvanagam (personas datu aizsardzības speciālistam) uz e-pasta adresi datudrosiba@sigulda.lv.
Ja Jūs neapmierinās Siguldas novada pašvaldības atbilde vai uzskatīsiet, ka Siguldas novada pašvaldība veic personas datu apstrādi pretēji tiesību aktu prasībām, Jūs varat iesniegt sūdzību uzraudzības iestādei Datu valsts inspekcijai. Papildu informācija aplūkojama tīmekļa vietnē www.dvi.gov.lv.
Izmaiņas privātuma politikā
Pašvaldība ir tiesīga mainīt Privātuma politiku, aktualizējot izmaiņas tīmekļa vietnē www.sigulda.lv.
Papildu informācija par Siguldas novada pašvaldības personas datu apstrādi aplūkojama šeit.